Privacybeleid Stichting Platform Dienstverlening en Producten
1. Aanhef
Dit reglement is voor Stichting Platform Dienstverlening en Producten (hierna de Stichting), gevestigd te Houten, Cascademuur 22, 3991 VP.
2. Definities
Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens binnen het Bestuursbureau van de Stichting, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Bijzonder persoonsgegeven
Een persoonsgegeven dat iets zegt over iemand zijn godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid of zijn gezondheid;
Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft al dan niet vertegenwoordigd door diens wettelijk vertegenwoordiger. In dit reglement gaat het om contactpersonen van bij de Stichting aangesloten scholen en in voorkomende gevallen leerlingen van bij de Stichting aangesloten scholen;
Wettelijk vertegenwoordiger
Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt wordt de betrokkene vertegenwoordigd door zijn wettelijk vertegenwoordiger. Meestal zal dit een ouder zijn maar het kan hier ook gaan om een voogd;
Verantwoordelijke
De verantwoordelijke stelt vast welke persoonsgegevens er verwerkt worden én wat het doel is van die verwerking. Dat wil zeggen de raad van toezicht waar de Stichting onder valt. Wanneer er in dit regelement gesproken wordt over de Verantwoordelijke dan wordt daarmee de raad van toezicht van de Stichting bedoeld.
Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
Student
Deelnemer aan de initiële lerarenopleiding Dienstverlening en Producten;
Stichting
De verantwoordelijke Stichting Platform Dienstverlening en Producten;
Bestuursbureau
Uitvoeringsorganisatie van de Stichting.
3. Reikwijdte en doelstelling
1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen van de Stichting.
2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door de Stichting worden verwerkt. Dit reglement heeft tot doel:
a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van betrokkene te waarborgen.
4. Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt de Stichting zich aan de relevante wetgeving waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens.
Doelen
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor:
a. de organisatie of het geven van ondersteuning en begeleiding van contactpersonen, deelnemers of studenten, dan wel het bieden van implementatie en verstrekken van uitvoeringsadviezen;
b. het ter beschikking stellen van leermiddelen;
c. het bekendmaken van informatie over de organisatie en leermiddelen als bedoeld, onder a en b, alsmede informatie over de contactpersonen, deelnemers of studenten, bedoeld in het eerste lid, op de eigen website;
d. het bekendmaken van de activiteiten van de Stichting op de eigen website;
e. het berekenen, vastleggen en innen van de deelnemersbijdrage en bijdragen of vergoedingen voor niet in de deelnemersbijdrage opgenomen activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
f. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
g. het onderhouden van contacten met betrokkenen;
h. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
5. Vrijstelling meldingsplicht
De in artikel 4 genoemde gegevensverwerkingen vallen mogelijk onder het vrijstellingsbesluit Wbp maar zijn wel aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
6. Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. De Stichting verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.
7. Soorten gegevens
De door de Stichting gebruikte categorieën van persoonsgegevens worden in bijlage 1 opgesomd.
8. Grondslag verwerking
Verwerking van persoonsgegevens anders dan vermeld in onderdeel 4, gebeurt alleen op grond van:
a. Toestemming: in het geval de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
b. Overeenkomst: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
c. Wettelijke verplichting: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de Stichting onderworpen is;
d. Vitaal belang;
e. Publiekrechtelijke taak: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt;
f. Gerechtvaardigd belang.
9. Bewaartermijnen
De Stichting bewaart de gegevens niet langer dan dat zij noodzakelijk zijn voor het vervullen van het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt.
10. Toegang
De Stichting verleent slechts toegang tot de in de administratie en systemen van de school opgenomen persoonsgegevens aan:
a. de bewerker en de derde die onder rechtstreeks gezag van de Stichting staat;
b. de bewerker die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
c. derden die op grond van de wet toegang moet worden verleend, waarbij alleen toegang wordt verleend aan de gegevens waartoe volgens de wet toegang toe moet worden gegeven.
11. Beveiliging en geheimhouding
a. De Stichting neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
b. De Stichting zorgt dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.
c. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Daarbij houdt de Stichting rekening met de concrete risico’s die van toepassing kunnen zijn op de verwerkte persoonsgegevens.
d. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden (zoals bijvoorbeeld zorggegevens), en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens daarvan.
12. Verstrekken gegevens aan derden
Wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat kan de Stichting de persoonsgegevens verstrekken aan derden. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan ook plaatsvinden na toestemming van de betrokkene.
13. Sociale media
Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media zijn aparte afspraken gemaakt in het socialemediaprotocol van de Stichting.
14. Rechten betrokkenen
1. De Wbp geeft de betrokkenen een aantal rechten. De Stichting erkent deze rechten en handelt in overeenstemming met deze rechten.
Inzage
a. Elke betrokkene heeft recht op inzage van de door de Stichting verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben. De Stichting kan vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de verzoeker.
Verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming
b. Betrokkene kan een verzoek doen tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onredelijke inspanning zou vergen.
Verzet
c. Voor zover de Stichting persoonsgegevens gebruikt op de grond van artikel 8 onder e en f, dan kan de betrokkene zich verzetten tegen verwerking van persoonsgegevens op basis van diens persoonlijke omstandigheden.
Termijn
2. De Stichting dient binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van een verzoek hieraan schriftelijk gehoor te geven dan wel deze schriftelijk gemotiveerd af te wijzen. De Stichting kan de betrokkene laten weten dat er meer tijd nodig is en deze termijn verlengen met maximaal 4 weken.
Uitvoeren verzoek
3. Indien het verzoek van de betrokkene wordt gehonoreerd, draagt de Stichting zorg voor het zo spoedig mogelijk doorvoeren van de verzochte wijzigingen.
Intrekken toestemming
4. Voor zover voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken.
15. Transparantie
1. De Stichting informeert de betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Indien het type verwerking dat vraagt, informeert de Stichting iedere betrokkene apart over de details van die verwerking.
2. De Stichting informeert de betrokkene – op hoofdlijnen – ook over de afspraken die gemaakt zijn met derden en bewerkers die persoonsgegevens van de betrokkene ontvangen.
16. Klachten
1. Wie van mening is dat het doen of nalaten van de Stichting niet in overeenstemming is met de Wbp of met wat is uitgewerkt in dit reglement, dient zich te wenden tot de directeur van het Bestuursbureau.
2. Overeenkomstig de Wpb kan de betrokkene zich eveneens wenden tot de rechter of het College bescherming persoonsgegevens.
17. Onvoorziene situatie
Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.
18. Wijzigingen reglement
1. Dit reglement wordt vastgesteld door de verantwoordelijke. De verantwoordelijke maakt dit reglement openbaar via de website.
De verantwoordelijke heeft het recht dit reglement te wijzigingen.
19. Slotbepaling
Dit reglement wordt aangehaald als 'Privacybeleid van Stichting Platform Dienstverlening en Producten' en treedt in werking op 1 maart 2025.
Modelprivacyreglement – Kennisnet 8 september 2015.